Arbeitsablauf - Neue Anwendungsabfrage erstellen

Einführung 

Seien wir mal ganz ehrlich: Jeder, der für den Bereich des Datenschutzes in seiner Organisation zuständig ist, ist froh, wenn alles mal “an seinem Platz” ist. Ähnlich wie bei einem Frühlingsputz ist es auch von Zeit zu Zeit notwendig - und auch Pflicht - die Datenschutz-Dokumentation zu evaluieren.

Und weil das ab einer gewissen Organisationsgröße alleine nicht stemmbar ist, haben wir für Dich eine Funktion (einen Arbeitsablauf) entwickelt - die Anwendungsabfrage - welche Dir das Datenschutz-Leben erheblich erleichtert. 

Datenschutz ist Teamwork 

Beziehe Deine zuständigen Kolleg:innen (sog. vorab definierte Data Owner/Anwendungsverantwortliche) in die Anwendungsabfrage ganz einfach mit ein. Starte den Arbeitsablauf - Anwendungsabfrage - und versende browserbasierte Formulare mit konkreten Aufgaben an Deine Kollegen. So kannst Du systemübergreifend und in Echtzeit im Team zusammenarbeiten und wichtige Informationen z.B. in der Marketingabteilung einholen. 

Inhaltsverzeichnis 

Abschnitt I Dokumentations-Ebene

• Worauf Du im Vorfeld stets achten musst - Aktuelle Dokumentation von Anwendungen
• Anwendungsverantwortliche (Data Owner) anlegen
• Anwendungsverantwortliche einer konkreten Anwendung zuweisen

Abschnitt II Prozess-Ebene

• Neue Anwendungsabfrage erstellen
• Anwendungsabfrage aktivieren
• Erste Perspektive des Systembenutzers in Privacy - Der Startschuss
• Wechsel zur Perspektive des Anwendungsverantwortlichen
• Zweite Perspektive des Systembenutzers in Privacy - Der Abschluss & die Weiterbearbeitung

Abschnitt I Dokumentation

Worauf du im Vorfeld stets achten musst - Aktuelle Dokumentation von Anwendungen

Wenn Du mit DataReporter Privacy startest, ist eine korrekte und lückenlose “Inventarisierung" Deiner verwendeten Anwendungen (z.B. ein EDV-System zur Gästeverwaltung) elementar, um in weiterer Folge z.B. für eine reibungslose und vor allem schnelle Abwicklung von Betroffenenrechten Sorge trage zu können. Was wir exakt unter “Anwendungen” verstehen und wie Du Dein Privacy Projekt von Beginn an erfolgreich startest, findest Du hier im Detail.

Anwendungsverantwortliche (Data Owner) anlegen

Wichtig! Anwendungsverantwortliche müssen nicht zwingend Systembenutzer sein. Systembenutzer sind die Kontakte, welche explizit Zugriff zur Software haben.

Kontakt anlegen & Status “Anwendungsverantwortliche(r)” vergeben

Bevor Du einen Anwendungsverantwortlichen einer Anwendung zuweisen kannst, ist es notwendig, die gewünschte Person als Kontakt im System anzulegen. Menü: Stammdaten → Kontakte 

Gehe bitte folgendermaßen vor: 

• Kontaktinformationen ausfüllen
• E-Mail Verifizierung starten → an diese E-Mail Adresse wird zukünftig die Nachricht gesendet, nachdem Du die Anwendungsabfrage gestartet hast. Dort ist dann auch der Link zum browserbasierten Online-Formular hinterlegt 
• Checkbox “ist Anwendungsverantwortlich(r)” anhaken

Anwendungsverantwortliche einer konkreten Anwendung zuweisen

Nachdem Du in den Kontaktdaten Deine gewünschten Anwendungsverantwortlichen definiert hast, kannst Du jetzt im nächsten Schritt - konkret auf Ebene der Anwendung - festlegen, welcher Anwendungsverantwortlicher für diese Anwendung verantwortlich ist. 

Verantwortlichkeit bedeutet in diesem Kontext, dass das die Person ist (Ansprechpartner), welche mit der Anwendung vertraut ist und Dich bei Deinen Fragen, Auskünften sowie bei der Abwicklung von Betroffenenprozessen u.v.m. unterstützt. Wie bereits im Abschnitt oben angemerkt, ist es nicht notwendig, dass die Anwendungsverantwortlichen auch Systembenutzer sind. 

Fazit: Ein Anwendungsverantwortlicher benötigt keinen Zugang zur Software!

Gehe nun auf die gewünschte Anwendung und weise diese einem Anwendungsverantwortlichen zu. In unserem Beispiel wählen wir die Anwendung “CRM Tool” und weisen diese der Maria Schneider (Head of Sales) zu. Damit Du in jedem Fall eine Rückmeldung bekommst, kannst Du hier auch eine Vertretung wählen. Wir haben uns entschieden Sabine Sales, als Vertretung festzulegen. Des Weiteren hast Du auch die Option einen “Technischen Kontakt” zu hinterlegen. 

Wichtig! Beim Start einer Anwendungsabfrage bekommen immer beide Kontakte eine Benachrichtigung. 

Gehe bitte folgendermaßen vor: 

Organisatorische Kontakte

• Zuständige(r): Mit dem Button “Auswählen” öffnet sich ein Dropdown-Menü und dort kannst Du aus all Deinen angelegten Kontakten z.B. Maria Schneider auswählen
• Vertretung: gleicher Vorgang 
• + Neu: Du hast auch die Möglichkeit, an diesem Punkt einen neuen Kontakt anzulegen

Technische Kontakte

• Admin: Hier kannst Du z.B. einen technischen Administrator für diese Anwendung auswählen
• Betreiber: z.B. Cloud-Betreiber für diese Anwendung

Abschnitt II Prozess Ebene

Neue Anwendungsabfrage erstellen

Starte mit Deiner neuen Anwendungsabfrage im Menü → Arbeitsabläufe → Neuer Arbeitsablauf 

Es stehen Dir folgende Optionen offen:

Option 1: Neue Anwendungsabfrage mit Verantwortlichen erstellen 

Beim Start dieser Anwendungsabfrage werden Dir alle Anwendungsverantwortliche aufgelistet und Du kannst aktiv in der Checkbox links neben dem Namen anhaken, welche Anwendungsverantwortliche in den Arbeitsablauf involviert werden sollen. 

Option 2: Neue leere Anwendungsabfrage erstellen 

In der leeren Anwendungsabfrage kannst Du explizit und aktiv die Anwendungsverantwortlichen aus dem Dropdown-Menü (+ Neuer Kontakt) auswählen und hinzufügen. 

Anwendungsabfrage aktivieren

Bitte fülle die Maske im jeweiligen Abschnitt aus. 

Details zur Anwendungsabfrage 

Art: Anwendungsabfrage

Beschreibung: z.B. Allgemeine Anwendungsabfrage für Evaluierungsmaßnahmen

Anmerkung: Hier schreibst Du eine kurze Information, um die Anwendungsverantwortlichen über die gewünschte Aufgabe zu informieren. Der Text wird auch in der Bearbeitung angezeigt, welchen den Anwendungsverantwortlichen zur Verfügung steht. 

Zeitlichen Workflow definieren

Lege fest, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss. Du kannst zusätzlich bis zu drei Erinnerungen festlegen. Die säumigen Anwendungsverantwortlichen werden automatisch vom System per E-Mail Benachrichtigung daran erinnert. 

Ausgewählte Anwendungsverantwortliche benachrichtigen & Arbeitsablauf starten

In diesem Abschnitt legst Du fest, wer benachrichtigt werden soll und wer nicht, d.h. Du kannst jederzeit neue Anwendungsverantwortliche hinzufügen oder auch aus der Liste entfernen, da sie ggf. für diese Aufgabe nicht relevant sind. 

Wähle in der Checkbox den gewünschten Anwendungsverantwortlichen aus und klicke dann auf den Button “Aktivieren und Kontakte benachrichtigen”. Dadurch wird der Arbeitsablauf gestartet und die ausgewählten Kontakte werden benachrichtigt. Diese bekommen eine E-Mail mit einem Link, mit der sie zum browserbasierten Formular kommen, um ihre Aufgabe zu bearbeiten. 

Im Folgenden siehst Du beide Perspektiven, einmal wie es für Dich aussieht (als Systembenutzer) und die Ansicht der Anwendungsverantwortlichen. 

Erste Perspektive des Systembenutzers in Privacy - Der Startschuss

Mit Klick auf “Protokoll anzeigen” siehst Du den Verlauf Deines Arbeitsablaufes. Um zu sehen, wie das Formular für die Anwendungsverantwortlichen aussieht, klicke auf die Checkbox mit dem Pfeil. Des Weiteren siehst Du den neuen Button in dieser Maske “Als erledigt markieren”. 

Wechsel zur Perspektive des Anwendungsverantwortlichen

Wenn der Anwendungsverantwortliche auf den Link in seiner E-Mail klickt, dann kommt er zu seinem Formular. In diesem Formular bearbeitet der Anwendungsverantwortliche nun seine Aufgaben. Hierfür stehen ihm mehrere Optionen zur Verfügung (siehe Bearbeitungsoptionen (6 Aktionen) für den Anwendungsverantwortlichen).

Wichtig! Diese Änderungen werden NICHT sofort/direkt in Privacy bei den Anwendungen durchgeführt. Du hast zu jedem Zeitpunkt das “Zepter” in der Hand und kannst entscheiden, ob und in welcher Form die Änderungen durchgeführt werden.

Nachdem der Anwendungsverantwortliche seinen Arbeitsablauf abgeschlossen hat kannst Du das an folgenden Punkten sehen: 

• Menü → Zentrale → Kachel: Änderungsabfrage
• Menü → Anwendungen → Submenü → Änderungsanfrage
• Menü → Arbeitsabläufe → Liste aller Arbeitsabläufe → Filter 1: “erledigt” → Filter 2: “Anwendungsabfrage” 

Bearbeitungsoptionen (6 Aktionen) für den Anwendungsverantwortlichen: 

1 Anwendung detailliert ergänzen und/oder bearbeiten

Mit Klick auf das blaue Formular-Symbol (Aktion) öffnet sich ein Formular (eine Maske) mit der konkreten Anwendung. In unserem Fall das CRM Tool. In diesem Formular kann der Anwendungsverantwortliche Ergänzungen und Änderungen durchführen. Die einzelnen Eingabefelder werden direkt, rechter Hand, beschrieben, um die Anwendungsverantwortlichen relevante Hinweise zu geben. 

Hinweis! Es bedarf seitens der Anwendungsverantwortlichen keinerlei Fachwissen im Bereich Datenschutz, um diese Aufgabe erfüllen zu können. 

Nachdem der Anwendungsverantwortliche das Formular befüllt hat, klickt er auf “Speichern”. Direkt danach kommt er wieder zur Gesamtübersicht zurück und kann seine Aufgaben weiter bearbeiten. 

2 Anwendungsdetail der Anwendung bearbeiten 

Mit Klick auf das blaue Stift-Symbol öffnet sich ein Dialogfenster für die Anwendungsdetails. Hier können Änderungen vorgenommen werden. Die geänderten Einträge werden in der Liste als blaue Zeile angezeigt. In unserem Beispiel haben wir die Ergänzung “mit integriertem Newsletter Programm” hinzugefügt.  

3 Anwendung löschen 

Das rote Minus-Symbol ermöglicht das Löschen einer Anwendung. Es öffnet sich ein Dialogfenster mit folgender Abfrage: 

Mit dieser Aktion können Anwendungen entfernt werden, wenn sie nicht mehr im Einsatz sind oder nicht mehr benötigt werden. Gelöschte Anwendungen werden rot und durchgestrichen in der Gesamtübersicht (im Formular) angezeigt. 

4 Löschvorgang der Anwendung rückgängig machen

Hinweis! Solange die Anwendungsabfrage nicht abgeschlossen ist, kann der Löschvorgang rückgängig gemacht werden → Klick auf grünes Plus-Symbol in der Listenansicht (dies erscheint erst nach der Aktion Löschen).

5 Neue Anwendung hinzufügen 

Der Anwendungsverantwortliche kann mit Klick auf “Neue Anwendung +” eine neue Anwendung anlegen und ebenso rückmelden. Neue Anwendungen erscheinen in der Liste (im Formular) als grüne kursive Einträge. 

6 Anwendungsabfrage abschließen 

Mit Klick auf den Button "Abschließen" wird die Bearbeitung des Arbeitsablaufes abgeschlossen und der Status des Anwendungsverantwortlichen automatisiert auf “erledigt” gesetzt. Direkt danach erlischt das Formular und kann nicht mehr bearbeitet werden. 

Zweite Perspektive des Systembenutzers in Privacy - Der Abschluss & die Weiterbearbeitung

Wie im obigen Abschnitt “Erste Perspektive des Systembenutzers in Privacy - Der Startschuss” beschrieben, siehst Du an drei verschiedenen Punkten die Rückmeldungen der Anwendungsverantwortlichen. Lass uns nun Schritt für Schritt Deine Bearbeitungsoptionen durchgehen. Menü → Anwendungen → Submenü → Änderungsanfrage

Hier hast Du eine vollständige Übersicht über alle Aktionen der Anwendungsverantwortlichen.

In unserem Beispiel hat die Anwendungsverantwortliche Maria Schneider

• das CRM Tool bearbeitet und ergänzt (Stiftsymbol) 
• die Anwendung “Webseite WebCare Demo” als gelöscht eingemeldet (Mülleimer Symbol)
• eine neue Anwendung “Ticketsoftware für Online-Ticketverkauf” eingemeldet (Dokument mit + Symbol)

Mit Klick auf die jeweilige Anwendung in der linken Listenansicht, kannst Du nun entscheiden, ob

• die Änderungen 1:1 durchgeführt werden sollen (Button “Durchführen”) 
• die Änderungen durchgeführt und weiterbearbeitet werden sollen (Button “Durchführung und zur Anwendung”) oder ob
• die Änderung nicht durchgeführt werden soll (Button "Verwerfen") 

Nachdem Du jede Rückmeldung bearbeitet hast, erlischt die Ansicht in diesem Menü und der Arbeitsablauf ist auch für Dich abgeschlossen!