WebCare rechtskonform umsetzen - 1. Schritte

Schön, dass du dich für WebCare entschieden hast! 

WebCare bietet dir alle zentralen Funktionen, damit du deine Website datenschutzkonform umsetzen kannst. Dabei gilt es ein paar zentrale Punkte korrekt einzustellen und zu überprüfen. Am besten prüfst du nach deiner Konfiguration - und vor der Integration auf deiner Website - nochmals alle WebCare Einstellungen, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt sind. Du hast jemanden anderen - z.B. die Webagentur deines Vertrauens -  mit der Integration von WebCare beauftragt? Dann prüfe bitte dennoch deine Daten noch einmal auf ihre Richtigkeit.

Schritt 1: Starte mit deinen Daten & deiner Domain

Logge dich in deinem Account auf store.datareporter.eu ein und öffne deine Lizenz. Starte dort mit den Grundeinstellungen für deine Organisation und die gewünschte Website (Domain) im Menüpunkt → Einstellungen. 

Organisationsdaten

Hinterlege hier die Daten deiner Organisation. Hinter jedem Datum liegt eine sogenannte Variable (ein “Platzhalter”). Diese Daten werden dann an der dafür vorgesehenen Stelle in der Datenschutzerklärung und/oder im Impressum automatisch ausgespielt und somit veröffentlicht. 

Domain hinterlegen

Damit unser Crawler die Erstuntersuchung deiner Website starten kann, benötigt er das gewünschte “Ziel” - deine Domain. 

Rollen wie z.B. Geschäftsführung hinterlegen

An dieser Stelle kannst du beliebig viele Kontakte anlegen und ihnen eine Rolle zuweisen. Diese Kontakte werden dann ebenfalls in der Datenschutzerklärung und/oder im Impressum veröffentlicht, z.B. als Verantwortliche. 

Beispiel: Frau Dagmar Datenschutz ist die Datenschutzbeauftragte in deiner Organisation, dann kannst du a) den Kontakt hier anlegen und b) ihr die Rolle als Datenschutzbeauftragte zuweisen. Diese Daten werden dann automatisch in der Datenschutzerklärung angezeigt. 

Schritt 2: Gestalte deinen rechtssicheren Cookie-Banner 

Gestalte deinen Cookie-Banner so, wie er dir gefällt und zum CI deiner Organisation passt. Je nachdem, für welche Edition du dich entschieden hast, bietet dir WebCare viele Möglichkeiten deine Wünsche schnell und einfach umzusetzen. 

Wichtig! Denke bitte auch daran folgende rechtliche Anforderungen umzusetzen: 

• Widerruf ermöglichen → du musst deinen Usern jederzeit die Option zur Verfügung stellen, dass sie ihre Entscheidung widerrufen können. Dafür gibt es verschiedene Anzeigeoptionen wie z.B. ein Schutzschild, einen Keks, einen Link, …
  
  Im Menü: Consent-Banner → Design → Icon beim Widerruf anzeigen, kannst du deine gewünschte Anzeigeoption wählen.
  
  
• Link zur Datenschutzerklärung und zum Impressum einfügen → Da sich der User, vor seiner Entscheidung, ausreichend informieren können muss, ist es von zentraler Bedeutung, dass der User direkt vom Banner zur Datenschutzerklärung - und idealerweise auch zum Impressum - gelangt.
  
  Im Menü: Consent-Banner → Einstellungen → Link einfügen, kannst du deine Links ganz einfach einfügen. 

Schritt 3: Dritthersteller Plugins abmahnsicher integrieren & starten

Für die rechtskonforme Einbindung von Dritthersteller-Plugins steht dir der WebCare Tag Manager zur Verfügung. So reicht es zum Beispiel für Google Analytics, die Analytics ID in WebCare einzugeben und Google Analytics startet automatisch nur bei Einwilligung. 

Achtung! Du verwendest auf deiner Website Tools u.Ä., welche die Zustimmung deiner User erfordern? Dann müssen diese mit WebCare verbunden sein, um korrekt und rechtskonform zu funktionieren. 

Hierfür gibt es 2 Optionen: 

1. Binde Deine Tools rechtskonform mit dem WebCare Tag Manager ein.
2. Binde die Tools in deinen Google Tag Manager (falls vorhanden) ein und verbinde diesen mit WebCare. 

Wichtig! Generell dürfen Dritthersteller-Plugins erst gestartet werden, wenn der Benutzer eingewilligt hat. Darum haben wir unseren WebCare Tag Manager entwickelt, der Module erst dann startet, wenn es erlaubt ist.

Tipp! Denke auch daran, Youtube Videos, Google Maps, u.Ä. rechtskonform mittels der 2-Klick-Lösung in deine Website zu integrieren. 

Schritt 4: Überprüfe deine Datenschutzerklärung

Deine Datenschutzerklärung ist ein wichtiger Bestandteil deiner Website und sollte daher immer aktuell gehalten werden. WebCare übernimmt diese Aufgabe für dich. Überprüfe deine Datenschutzerklärung vor der Veröffentlichung noch einmal, um sicherzustellen, dass alle Daten, welche du in Schritt 1 befüllt hast, korrekt angezeigt werden. 

Wichtig! Es kann sein, dass du vor der Veröffentlichung/Integration von WebCare das eine oder andere Modul vermisst. Keine Sorge, es liegt nicht daran, dass unser Crawler nicht sorgfältig arbeitet - ganz im Gegenteil: Die umfassendste Untersuchung wird nach der Integration von WebCare auf deiner Website gestartet.

Tipp! Du kannst jederzeit den Status “Standardtext” verlassen und deine maßgeschneiderten Texte - “rund um die Privacy Datenbank” - anpassen. 

Achtung! Achte dabei bitte darauf, die Variable ${modules} (im Abschnitt: “Technologien auf unserer Website”) nicht zu löschen, weil das der “Schlüssel” zur Privacy Datenbank und die Garantie für die Automatisierung deiner Datenschutzerklärung ist. 

Schritt 5: Überprüfe dein Impressum

Überprüfe dein Impressum, um auch hier sicherzustellen, dass alle Daten korrekt dargestellt werden. Im Menü: Impressum → Organisation findest du weitere Datenfelder, die für die rechtskonforme Umsetzung deines Impressums wichtig sind. 

Tipp! Du kannst jederzeit den Status “Standardtext” verlassen und deine maßgeschneiderten Texte anpassen. 

Schritt 6: Du hast es geschafft  - WebCare erfolgreich integrieren & veröffentlichen

Denke bitte daran, vor der Integration von WebCare einmal die Veröffentlichung zu starten. Nach dem Veröffentlichen kann es bis zu 10 Minuten dauern, bis die aktualisierten Inhalte in der Vorschau oder auf deiner Website sichtbar sind.

Tipp! Du möchtest vor der Integration deines Consent-Banners, die Datenschutzerklärung und das Impressum nochmals überprüfen? Dann gehe bitte auf das Menü: Veröffentlichen → Vorschau, dort siehst du die Darstellung deines Banners sowie nochmals alle Texte. 

Wichtig! Die jeweiligen Einstellungen in der Datenschutzerklärung und im Impressum entscheiden über die Größen der Überschriften sowie über den gewünschten Anzeigestil. 

Hinweis! Du hast den Banner oder die Datenschutzerklärung in WebCare genauso gestylt, wie du sie auf der Website haben wolltest und jetzt sieht es live ganz anders aus? Dafür kann es unterschiedliche Gründe geben. In unserem Artikel ist beschrieben, wie du herausfindest, woran es liegt.

So - aber jetzt hast du es wirklich geschafft! 

Im Menü: Veröffentlichen → Integration findest du die Anleitung, um WebCare auf deiner Website zu integrieren. Falls deine Website von einer externen Agentur betreut wird, kannst du direkt aus WebCare heraus einen Link zur Anleitung per E-Mail versenden. 

Weitere spezifische Informationen zur Integration wie z.B. die Anleitung für das Wordpress-Plugin findest du auf unserem WebCare Hilfeportal unter dem Punkt - Integration. 

Weiterführende Links & Kontakt zu unserem Support

Alle deine Fragen zur Bedienung von WebCare werden auch in der ausführlichen Hilfe beantwortet: https://help.datareporter.eu/docs/webcare

Allgemeine Antworten zur Funktionsweise findest du bei den FAQs: https://datareporter.zendesk.com/hc/de

Unseren Support erreichst du jederzeit unter [e-mail]